6ホームオフィス組織のアイデアとヒント

自宅で仕事をする場合、オフィス管理計画を策定して、ワークスペースとビジネスを保護することが不可欠です。人間工学的に正しいホームオフィス家具を調達する場合でも、コンピューターやインターネットの不具合が発生した場合のバックアップ計画を作成する場合でも、優れたホームオフィス管理によりプロ意識が確立され、利益が増加します。.

ホームオフィス管理のヒント

1.別のワークスペースを確立する

ワークスペースが別の部屋の一部であったり、地下室の一角であっても、ホームオフィスに分離感を持たせるのが賢明です。実際に別の部屋を使用することは常に可能というわけではありませんが、「オフィスエリア」となる自宅の場所を特定するために最善を尽くしてください。オフィスエリアに壁やパーティションがない場合は、仕事の活動（電話での会話やメールへの返信など）をこの場所に限定することで、精神的な境界を作成できます。.

家の特定のエリアを仕事専用として特別に隔離することが重要な理由はいくつかあります。

• 明確に定義されたホームオフィススペースは、あなたと家族の両方の境界を確立します。子供、ルームメイト、配偶者、およびパートナーは、あなたが仕事をしていて個人的または家族の問題に対処できないときを簡単に特定できる場合、仕事に集中する必要性を尊重することを学びます.
• それはあなたの家の残りの部分で失われる仕事関連の書類や機器のリスクを減らします.
• クライアントとのミーティング時にプロフェッショナルなプレゼンスを確立するのに役立ちます.
• 内務省の税額控除を予定している場合、仕事のために専ら使用されている家のエリアで仕事が行われていることを示すことができれば、監査から守る方が簡単です.

2.事務用品と家具を使ってプロになる

祖母のアンティークの机と椅子のセットは美しく見えるかもしれませんが、おそらく人間工学的で組織的な悪夢です。ホームオフィスに快適なオフィスチェアと適切に設計されたコンピューターデスクがあることを確認して、体の緊張から身を守り、混乱を軽減します。.

これらの部品を新しく購入する必要はありません。Craigslistをチェックして、古いオフィス家具を販売している個人や企業を見つけてください。別のオプションは、使用済み家具を扱うお近くのオフィス家具店があるかどうかを見つけることです。これらの店舗は、備品、オフィス家具、さらにはオフィスマシン（コンピューターやプリンターなど）でさえも在庫を清算しようとすることが多いため、外出中の売り上げに目を離さないでください。.

3.個別のメールアカウントと電話アカウントを確立する

コミュニケーションに関しては、ビジネスと喜びを混ぜることを避けることが最善です。あなたの子供がクライアントの電話に応答することを望まず、最新のlolcatsミームを含む大量の電子メールにクライアントを含めることを危険にさらしたくありません。また、クライアントからのメールやメッセージが個人のメールボックスやアカウントに入った場合、見落としたり見逃したりしやすい.

別の電話回線に煩わされたくない場合でも、ボイスメールボックスに接続する専用の番号を取得して、クライアントや見込み客からメッセージを受信できるので、自由に電話をかけることができます。.

4.ホームオフィスサービスを利用する

地元のコピーショップが提供するオフィス/ビジネスサービス、およびお住まいの地域のFedExオフィスやUPSストアなどの企業チェーンをご覧ください。これらの場所の多くは、メールルームがないか、サポートスタッフを雇う余裕がない小規模および在宅のビジネスオーナーを対象にサービスを提供しています。.

サービスは場所によって異なりますが、コピーサービス、プライベートメールボックス、荷物の発送に加えて、これらのショップはお客様に代わって荷物を受け入れることもあり（多くの配達を受け取る場合に重要です）、顧客に無料で低価格で提供することもできますコストのコンピューターアクセス.

5.バックアップ計画を作成する

自分のビジネスを混乱させる可能性のあるイベントについて誰も考えたくありませんが、もしあなたが中小企業のオーナーであれば、そうすることが重要です。ビジネスに対する脅威を特定しない場合、物事が計画どおりに進まない場合はスクランブルする必要があります.

自然災害から長期の病気に至るまで、仕事を続けることができない場合、状況の変化はビジネスを終わらせることができます。停電やコンピューターの誤動作などの短期的な問題であっても、クライアントの納期に間に合わなかったり、注文を効率的に処理できない場合、ビジネスに損害を与える可能性があります.

主要なイベントの計画
自然災害、テロ、市民不安、または病気の発生は、大企業と中小企業の両方に壊滅的な影響を与える可能性があり、最善の計画であっても、個々の事業主が自分で事業を再開することは困難になる可能性があります。米国中小企業庁は、ウェブサイトで事業災害計画に関する広範な情報を提供し、政府のプログラムに関する情報も提供します.

予想外の計画
仕事を遂行する能力を妨げる可能性のあるものには、電源とユーティリティの障害、機器の障害、病気、怪我、家族の緊急事態などがあります。これらの状況の一部は避けられませんが、期限に間に合わなかったり、製品をタイムリーに出荷したり、通常のレベルのサービスを提供できない場合、クライアントや顧客を失うリスクがあります。.

一般的なシナリオを管理するためのアイデアを次に示します。

• オンラインにする場所を特定する. WiFiを提供し、顧客が長期間サービスを使用できるようにする場所については、近所をチェックしてください。カフェ、コピーショップ、配送店、公共図書館はすべて、WiFiを見つける可能性のある場所です。友人や家族の家もオンラインになるのに良い場所かもしれません-立ち寄る前に電話して尋ねてください！お住まいの地域のいくつかの作業しやすいホットスポットを特定し、その稼働時間をメモして、インターネットがダウンしたときに場所を移動する時間を無駄にしないようにします.
• 従量課金ブロードバンドの調査. USBモデムと従量制ブロードバンドを使用すると、通常のインターネットサービスが停止した場合でも自宅にいることができます。.
• バックアップ技術. ファイルとプロジェクトのバックアップを保持することをお勧めしますが、コンピューターが不安定になった場合に備えて、いくつかのバックアップテクノロジーを利用できるようにする必要もあります。これを行う最も簡単な方法は、プライマリコンピューターがダウンした場合に使用できる安価なラップトップまたはネットブックを購入することです。代わりに古いデスクトップモデルを手元に置いておくことができますが、ポータブルまたは充電式ではないため、コンピューターの誤動作と同時に停電が発生した場合は役に立ちません。 BackblazeやMozyなどのバックアップサービスを調べることもできます.
• 無停電電源（UPS）を購入する. UPSは、電源サージからマシンを保護し、デスクトップシステムの電源を切るのに十分な時間を与えることができます。また、クライアントに短時間のメールを送信して、しばらく電源が切れることを知らせます。 Amazonでは、最低50ドルで途切れない電源を見つけることができます.
• 重要な情報のハードコピーを保管する. クライアントの連絡先情報のハードコピーを用意して、インターネットやコンピューターファイルにアクセスできない場合でも連絡を取り続けることをお勧めします.

6.新しいスペースに移動する時期がいつかを知る

多くの人が在宅ビジネスを成功させることができますが、少なくともフルタイムで在宅勤務することはもはや実用的ではなくなるかもしれません。おそらく、定期的にクライアントと顔を合わせて会うか、大量の在庫を保管するか、気が散らない環境で作業する必要があります.

余裕がない場合、またはオフィス全体が必要ない場合は、共有オフィススペースでデスクをレンタルできるコワーキングスペースを検討してください。多くのコワーキングスペースでは、ニーズに応じてスペースを借りることができるため、毎月数回クライアントに会う場所だけが必要な場合は、フルタイム契約を締結する必要はありません。別のオプションはオフィス共有です。これにより、別のオフィス賃借人または所有者と提携してオフィス費用を共有できます。.

最後の言葉

在宅勤務の課題と報酬は、適切に機能するホームオフィスを設立する際にバランスを保つことができます。どのオフィスも運営されていないことに注意してください。適切な意思決定と自己規律の行使は、長期にわたってビジネスを円滑に運営し続けるのに役立ちます.

ホームオフィスまたはワークスペースを効率的に実行し続けるための最善のヒントは何ですか?