ビジネスにおける詐欺と従業員の盗難を防ぐ方法-ポリシーと計画

あなたは、詐欺師は仕事から仕事へとジャンプする強盗犯罪者であると考えるかもしれませんが、Journal of Accountancyは、職業上の詐欺を犯すほとんどの個人が初めての犯罪者であると報告しています。また、ビジネスを詐欺する意図で職に就く詐欺師はほとんどいません。.

これは、勤勉な雇用慣行と徹底的な経歴チェックだけでは、あなたのビジネスで詐欺が起こるのを防ぐのに十分ではないことを意味します。しかし、個人が詐欺を犯しやすくする特定の要因があります.

Association of Certified Fraud Examinersは、不正が発生した場合に通常は3つの要素が存在すると主張します。第一に、詐欺を犯した個人は経済的プレッシャーを感じます-高い負債、贅沢なライフスタイル、経済的問題を抱える家族、ギャンブル中毒はすべて圧力の潜在的な原因です.

第二に、個人は詐欺を合理化する方法を必要とします。「私は十分に支払われていない」、「上司よりも一生懸命働いている」、「会社はこれを見逃すことはありません」、「これに値する」という内部モノローグはすべて、人が非倫理的な行動を正当化するのに役立ちます.

最後に、個人は詐欺を犯す機会を必要としています。ビジネスオーナーとして、個人の財務状況や態度に常に影響を与えることはできませんが、チェックとバランス、適切な内部統制により機会要因に影響を与えることができます.

詐欺の一般的な種類

1.資産の不正流用

Association of Certified Fraud Examinersによると、資産の不正流用は、中小企業で発生する最も一般的なタイプの詐欺です。従業員または請負業者が現金や在庫などの会社のリソースを盗んだり悪用したりするスキームを考案すると、資産の横領が発生します。.

あなたのビジネスが顧客から現金を集める方法に注意を払ってください。適切な対策が整っていない場合、個人は現金を傍受して所有者から隠すことができます.

2.スキミング

スキミングは、現金を盗む一般的な方法で、会社の財務記録に完全に記録される前に、入金を盗むことを伴います。たとえば、顧客が実店舗で製品を購入したいとします。陰謀的な販売員は商品の支払いを受け入れることができますが、トランザクションを記録する代わりに現金をポケットに入れることができます.

スキミングを使用すると、従業員は支払いの一部のみを記録できます（たとえば、100ドルが与えられたときに支払った50ドルのみを記録する）か、支払を完全に記録しません。販売取引は記録されないため、店舗の在庫も更新されません。つまり、実際のビジネスインベントリは、実際にはアカウンティングレコードに反映されているものよりも小さくなります.

スキミングの影響を受けやすいのは、対面のトランザクションだけではありません。顧客からの支払いを受け取る会計または事務職員も、入金をポケットに入れることができます。従業員はその後、クレジットメモを偽造するか、アカウントが回収不能とみなすため、支払いが欠落していることに企業が気付かないようにすることができます。.

複雑ではあるがかなり一般的な売掛金スキミング詐欺には、顧客支払いの重複が含まれます。ラッピング方式では、簿記係または会計士が、顧客がその顧客の口座に対して行う現金支払いをポケットに入れます。不足を補うために、会計士は、2番目の顧客から受け取った支払いを最初の顧客のアカウントに使用します。 2番目の顧客が口座残高の誤りに気付いた場合、会計士は3番目の顧客からの支払いを使用して赤字を補います-など.

支払いが非常に誤って管理されているため、誰かが最終的にこのスキームを常にキャッチします。それでも、詐欺師は捕まることなく、数ヶ月または数年にわたってラップ計画を維持することができます.

3.キャッシュラルセニー

現金窃盗は、従業員または請負業者が入ってくる現金を盗むという意味でスキミングに似ています。現金窃盗との違いは、従業員が事業の帳簿に記録された後に現金を盗むことです。.

たとえば、トランザクションが記録された後、従業員がレジからお金を盗む場合があります。従業員は、不正なレジの支払いを記録して、現金が不足しているという事実を隠すことができます。たとえば、従業員が以前の売却を無効にするか、払い戻しを発行し、対応する現金をレジスタから取り出す場合があります.

現金が盗まれている兆候
記録される前に現金を傍受するスキミングスキームは、検出が難しい場合があります。次の警告サインが表示される場合があります。

低在庫. 店内の実際の在庫が書籍の基準より低い場合、従業員がすべての売上を記録していない可能性があります.
番号付き文書のギャップ. 事前に番号が付けられたバウチャーを使用するレストランやその他のビジネスの場合、バウチャーにギャップがあると、従業員が領収書を捨てて現金を保管した可能性があります.
顧客のクレーム. 従業員が支払いをラッピングしている場合、顧客は電話をかけて、明細書の残高が正しくないと不満を言う傾向があります。.
特定のシフト中の低収益. 特定の従業員が働いているときはいつでも現金回収が少ない場合、それは現金窃盗を示している可能性があります.

現金の盗難を防ぐ内部統制

クレジット、Void Sales、または償却勘定の発行にはマネージャーの承認が必要です. 他の誰かが取引に関与すると、不正な従業員は気付かれずに盗む機会が少なくなります.
毎月の口座明細書の発行. クライアントが口座残高の定期的な更新を取得した場合、従業員が顧客の支払いを台無しにする可能性は低くなります.
研究所の必須の休暇時間と仕事のローテーション. 有罪の従業員が現金を移動する機会がないと、ラッピング計画はすぐに崩壊します.
サプライズキャッシュカウントを実行する. レジの現金と現金領収書を比較することで、マネージャーは現金の不一致を迅速に特定できます。.
ビデオカメラ. レジを監視するビデオカメラがある場合、従業員が悪い振る舞いをする可能性は低くなります.
ロックボックス. 顧客の支払いを銀行のロックボックスに直接送信することにより、現金が従業員の手に渡ることがなく、従業員が現金を盗む機会がありません。.

4.不正な現金支払い

他の詐欺師は、お金が持ち込まれてくるのではなく、出資金を盗みます。従業員と請負業者が会社の資産を不正流用するすべての方法のうち、不正な現金支出を装って現金を盗むことが最も一般的に使用されている戦術です.

5.請求スキーム

従業員は、会社が受け取ったことのない商品やサービスに対して請求を行い、現金をポケットに入れることができます。従業員は、請求書を作り上げたサービスまたは製品で偽造し、小切手が支払われると、詐欺師はそれを自分で現金化します。従業員は、従業員または友人または家族が所有するシェル会社の名前を使用して、存在しないベンダーに支払いを発行します.

従業員は、既存のベンダーと共謀して、会社に製品を過剰請求することもできます。ベンダーは、膨らんだ請求書を押し通す代わりに、従業員に利益の削減を与えます.

請求スキームの兆候

ベンダーの料金は実質的に上昇しています. あるベンダーのレートが業界標準よりも高い割合で上昇した場合、公正な取引が得られていない可能性があります.
特定のベンダーの従業員の好み. 特定のベンダーに固執する従業員、または他の請負業者からの入札を受け入れない従業員は、キックバックを受ける可能性があります.

請求スキームを防止するための内部統制

承認済みベンダーリストを維持し、承認済みベンダーにのみチェックを書き込む. これにより、シェル会社または従業員の友人に支払いを行うことができなくなります。ベンダーをリストに追加する前に、調査を行い、正当な会社であることを確認してください.
承認済みベンダーリストとともに、承認済み価格リストを維持する. これにより、従業員がベンダーと共謀して価格を引き上げることが難しくなります.
小切手に署名する前に、受信レポートのコピーを要求する. そうすれば、会社が実際に受け取った製品のチェックにのみ署名できます.

6.費用の払い戻しスキーム

会社から現金を引き出すもう1つの方法は、経費報告書を偽造することです。従業員は、個人の費用、存在しない費用を追加するか、または費用の払い戻しリクエストで費用を膨らませることにより、人為的に大きな払い戻しチェックを受けることができます。.

費用償還スキームの兆候

贅沢な経費報告書. 特定の従業員の経費報告書が過去の平均または他の従業員の報告書よりも高い場合、それは従業員が多すぎて使用しているサインです.
従業員が領収書を提出しない. 元の領収書が経費報告書に添付されていない場合、従業員が実際に費用を負担したかどうかはわかりません.

経費償還スキームを防止するための内部統制

経費の払い戻しに領収書が必要. そうしないと、従業員は実際に発生したことのない費用を追加できます.
会社の経費償還方針を文書化する. その中で、どのタイプの経費を払い戻すことができるか、そして何が払い戻しにふさわしくないかについて明確にしてください。ポリシーのコピーをすべての従業員に提供する.
特定の旅行に出かけたすべての従業員の経費報告書を比較する. 一方が他の人よりもはるかに高い場合、それは費用が膨らんでいるか、従業員が意図的に過剰に支出している兆候です.

7.改ざんスキームの確認

出社する小切手にアクセスできる従業員または請負業者は、自分の利益のためにそれらを改ざんする可能性があります。空白のチェックが安全に保たれていない場合、誰かがいくつかを盗んで、自分自身または友人に見せることができます。ビジネスオーナーが署名するために小切手を作成するブックキーパーは、後で小切手の名前を変更し、それを傍受し、自分で現金化することができます.

チェック改ざんの兆候

小切手番号のギャップ. 番号付きの空白の小切手に連続したギャップがある場合は、誰かがいくつかを持ち上げた可能性があります.
ベンダーの苦情. 小切手を切ったにもかかわらず支払いを受け取っていないことをベンダーが通知すると、支払いが傍受された可能性があります.

チェックの改ざんを防ぐ内部統制

ブランクチェックを安全に保つ. 彼らは常にあなたのオフィスに閉じ込める必要があります。キーを共有せず、簿記担当者が印刷する準備ができたときにのみ小切手を作成します.
毎月、ビジネス銀行の明細書を確認してください. 認識できない小切手金額を探します。承認前に改ざんされていないことを確認できるように、銀行に現金小切手の画像スキャンを含めるように依頼します.

8.在庫およびその他の資産の盗難

現金が安全であっても、従業員はコンピューター、会社の製品、在庫などの物理的資産を盗んだり悪用したりする方法を見つけることができます.

受信スキーム
受け取りプロセスに関与する従業員は、配達の時点で在庫または製品を盗むことができます。計画を立てる従業員は、不正を隠すために、入荷レポートと受信レポートを変更できます。それらの従業員が購買記録にもアクセスできる場合、偽の出荷レポートと一致するように購買要求を変更できます.

9.資産Larceny

資産を監視するための物理的な管理があまり整っていない場合、従業員と請負業者は会社の財産を敷地から取り去り、返却することはできません。.

資産が盗まれている兆候

低在庫. 書籍あたりの在庫が実際の在庫レベルよりも高い場合、誰かが盗む可能性があります.
質の低いインベントリドキュメント. 文書の購入と受け取りのサポートがオリジナルではない場合、または変更されているように見える場合は、泥棒の仕事を扱っている可能性があります.

物理的資産の盗難を防ぐ内部統制

ランダムインベントリカウントの実行. これにより、在庫不足に陥り、従業員が盗む可能性が低くなります.
在庫義務の分離. 同じ人が製品の購入と受け取りの両方に責任を負うべきではありません.
防犯カメラを設置する. 特に、在庫と貴重な製品が保管されている部屋とエリアを監視します.
在庫と資産を安全に保つ. 貴重な資産があるエリアは可能な限りロックする必要があり、特定の従業員のみがキーを保持する必要があります.

スモールビジネスの不正行為を防ぐためのその他のヒント

さらに、詐欺を防ぐために使用できる一般的な戦略があります。管理する方法とタスクを委任する方法を変更することで、誰かがあなたのビジネスを欺く可能性を減らすことができます.

1.従業員を知る

公認会計士事務所であるCowan、Gunteski＆Co.は、従業員の行動や態度の変化に気づいている場合、芽に潜在的な不正を食い止めることができると述べています。従業員と定期的にチェックインし、時間をかけて物事の進行状況についてチャットする.

特に、詐欺師に最もよく関連するこれらの行動特性に注意してください。

手段を超えて生きる-たとえば、高級車を運転したり、贅沢な休暇をとる低給の従業員
経済的困難を経験するか、目標を達成できない場合
特定のベンダーと異常に緊密な関係を維持する
他の従業員が職務の一部を引き継ぐことを許可しない
病気で呼び出したり、休暇を取ったりしない
離婚を経験するか、家族の問題と戦う

もちろん、従業員がこれらの特性のいくつかを示しているという理由だけで、従業員が盗んでいると思い込むことは決してありません。それでも、不正が発生している疑いがある場合は、監視と不正防止の取り組みを、リスクの高い従業員が働く部門や領域に集中させることができます。できる限りの方法でストレスを感じたり、財政的に苦労しているスタッフを助けるようにしてください-より多くの労働者を保持し、従業員の忠誠心を築く.

2.完全性で管理する

事業主としてどのように行動するかは、窃盗に関する従業員の態度に影響を与える可能性があります。角を切って倫理的に行動しなければ、あなたのために働く人々は同じことをする傾向があります。逆に、商取引において誠実かつ倫理的であるように努力する場合、従業員は同じ行動が期待されることを理解します.

ビジネスの全員に期待する行動の種類を概説する行動規範を作成します。また、事業運営に関する懸念を共有したい従業員に対して、常にあなたのドアが開かれていることを明確にしてください。 Association of Certified Fraud Examinersは、ほとんどのマネージャーがチップを受け取った後に職業上の詐欺について知っていることを発見したため、詐欺の疑いを報告するために匿名のホットラインを導入することを検討してください.

3.職務の分離

不正行為を防ぐための最良の内部統制の1つは、職務の分離です。言い換えれば、1人の人が、所有者の知らないうちに詐欺が行われ、隠蔽されるほど多くのタスクに責任を負うべきではないということです。詐欺の機会を取り除くために、誰も資産（現金や貴重な製品など）の管理、それらの資産に関する会計情報を記録または変更する能力、および資産に関する取引を許可する権限を持ってはなりません。.

中小企業では、職務を分離するのに十分な人員がいないため、職務の分離は困難です。それでも、2人または3人の従業員だけで主要な機能を分割するために実行できる手順があります.

たとえば、あなたとあなたのオフィスマネージャーがあなたのビジネスの唯一の2人の従業員であるとしましょう。あなたのオフィスマネージャーは未預金資金にアクセスし、銀行取引明細書を調整し、請求書と銀行預金を作成するかもしれませんが、銀行取引明細書を確認し、メールを開き、取引を確認し、クレジットメモを承認するのはあなたでなければなりません.

3人目の従業員（オフィスアシスタントなど）がいる場合、その従業員に銀行取引明細書を照合させ、メールを開き、銀行預金を準備させます。これにより、一部の責任が軽減され、オフィスマネージャーが盗まれた支払いを隠すことが難しくなります。.

最後の言葉

内部統制の実装は、ビジネスを保護するための重要な部分です。ただし、実際に行うのは厄介です.

従業員と請負業者は、職務が変化している理由を理解できない場合があります。従業員、従業員、およびビジネスを保護するための統制が整っていることを従業員に伝えます。ビジネスのセキュリティを改善するプロセスに参加し、定期的に意見を求めます。日々の仕事をしている個人として、彼らはあなたがコントロールを改善するのを助けることができる特定のプロセスに関する洞察を持っているかもしれません。また、どのコントロールがうまく機能しているか、どのコントロールがうまく機能していないかを知らせることもできます。.

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