重要な文書を保管する期間（および細断できるもの）

いつか、それは起こるかもしれません。しかし、今日はその日ではありません.

私たちのほとんどは、毎日ではないにしても、数日ごとに紙の書類を受け取ります：領収書、ジャンクメール、請求書、銀行取引明細書、税務書類、給与明細書。すべてをビンに一掃するだけの誘惑に駆られますが、私たちは疑問に思います。これらの文書が再び必要になるのでしょうか？その場合、必要なときにそれらを簡単に見つけることができるように、どのくらいの期間保存し、どのように保存する必要がありますか?

これらの質問に対する答えは、ドキュメントの特定のタイプによって異なります。これらの迷惑な書類のどれを保管する必要があるか、どのくらいの期間保管する必要があるか、そしてそれらを安全で整理された状態に保つ最良の方法を以下に示します。.

重要な記録を保持する期間

食料品の領収書から駐車券まで、あなたが所有するすべての紙を永久に保管しなければならない場合、すぐにあなたの家の多くのスペースを占有し、あなたとすべての持ち物が通りに押し出されます。幸いなことに、それは必要ありません。無期限に保持する必要があるドキュメントもありますが、わずか1か月で安全に破棄できるドキュメントもあります。さまざまな種類のドキュメントの保存時間のガイドを次に示します.

税務書類

納税申告書の提出が完了したら、完了に使用したすべての書類を捨てることはできません。内国歳入庁（IRS）は、申告後最大3年間（または重大な誤りが疑われる場合は最長6年間）納税申告書を監査することができます。 IRSは、納税申告書とそれに関連するすべての資料の両方を「その納税申告書の制限期間が尽きるまで」保持することを推奨し、その期間が3年から永久に続く可能性がある状況の詳細なリストを提供します.

ただし、Bankrateのチーフファイナンシャルアナリスト、グレッグマクブライドによると、これらすべての詳細を気にする必要はありません。代わりに、マクブライドは消費者報告書に、少なくとも7年間はすべての税関連の記録を保持するよう指示しています。これには、納税申告書自体、W-2や1099などのサポートフォーム、および控除として請求したアイテムに関連する次のような文書が含まれます。

• 慈善団体への寄付
• 大学の授業料
• 医療費
• 住宅ローンの利子
• 退職金の拠出
• 慰謝料の支払い

銀行の記録、領収書、キャンセルされた小切手を保持して、これらの費用があったことを証明し、監査の場合に証明できるようにします.

一部の専門家は、納税申告書を永遠に保持する価値があると主張しています。 CreditCards.comと話す税務専門家のマイケル・トンコビッチは、IRSは7年間の期間が終了した後でも雇用主または詐欺の疑いのある会計士を監査でき、調査の一環としてあなたの返還を要求できると指摘しています。社会保障の損益計算書に誤りがある場合は、古いリターンとW-2フォームを使用して、特定の年の収入を証明することもできます.

クレジットカードの記録

クレジットカードで購入するときは、家に帰ったときにレシートをゴミ箱に捨てるだけではありません。その月のクレジットカード請求書を受け取るまでそれらを保管してから、明細書と照らし合わせて、購入したものがすべて含まれていることを確認します。これにより、注文した商品が受け取ったことがない場合、正当でない請求に異議を唱えたり、チャージバックをリクエストしたりできます。.

毎月の明細書を確認したら、ほとんどの場合、領収書を処分できます。ただし、税金の請求を予定している商品に関するものである場合は、代わりに税金情報フォルダに提出する必要があります.

また、家具、家電製品、電子機器、住宅の改修などの大量購入の領収書を保持する価値があります。保証請求を行う必要がある場合は購入証明として使用できます。また、家の保険の紛失や損害に関する請求を行う必要がある場合はアイテムの費用を証明するために使用できます。これらの理由のいずれかで領収書を保管する予定がある場合は、普通紙にコピーを作成し、感熱紙の領収書は時間の経過とともに消えていく傾向があるので、ファイルしてください.

クレジットカードの明細書自体については、おそらく支払った後に投げることができます。後で購入の確認などのためにコピーが必要な場合は、クレジットカード会社から入手できます。ただし、明細書に税金の控除対象となる購入が含まれている場合は、納税書類とともにファイルに保管してください.

その他の請求書

その月の公共料金、ケーブル料金、携帯電話料金を支払った後、支払いが完了したことを確認できるまで、それらを保持します。それは、翌月の明細書が届くまで待つか、数日後にアカウントをオンラインで確認することを意味します.

お支払いが確認されると、ほとんどの場合、請求書を処分できます。ただし、自営業者の場合は、来年の税金を申告するまでこれらの請求書を保持してください。費用の全部または一部を事業費として控除できる可能性があります.

収入証明

職場で給与を銀行口座に直接入金しない場合、各小切手には給与総額、税金、その他の税引前控除などの情報をリストした給与小切手が付いています。専門家は、あなたが雇用者から受け取った年次W-2フォームと照合できるように、来年の税金を申告する時までこれらのフォームを保管すべきだと言います。 W-2の金額と給与スタブが合算されない場合、証拠としてスタブを使用して、修正された税務フォームを要求できます。.

給与明細を使用して、その年の社会保障収益記録に記載されている収入が正確であることを確認することもできます。社会保障局（SSA）はこれらのステートメントをメールで送信しなくなりました。そのため、ステートメントを表示するにはアカウントを登録する必要があります。.

毎年、ステートメントのエラーをチェックすることをお勧めします。 SSAが1年以上にわたってあなたの収入を過小評価している場合、退職時にあなたが受ける権利の数に影響します。間違いを見つけた場合は、SSAに連絡して、できるだけ早く修正してください.

保険記録

あなたがほとんどのアメリカ人と同じなら、あなたは少なくともいくつかの異なる保険証書を持っています。たとえば、健康保険、自動車保険、生命保険、住宅所有者保険またはレンタル保険に加入できます。これらのさまざまなポリシーのそれぞれには、保険会社からの書類が付属しており、お客様のポリシーがカバーしているものと控除対象が何であるかを示しています.

ポリシーがある限り、現在の書類を保持する必要があります。保険金請求を行う前に補償範囲を確認したり、保険会社との紛争の場合に補償範囲があることを証明することができます。ポリシーを更新または変更すると、新しいペーパーセットが届きます。その時点で、以前のペーパーは破棄できます.

銀行記録

ATMを使用するか、銀行窓口で入金または引き出しを行うたびに、領収書を受け取ります。すべての取引が正しく記録されたことを確認できるように、銀行から毎月の明細書を受け取るまでこれらを保管してください。その後、あなたはそれらを投げることができます.

オンラインで銀行取引を行う場合、毎月の銀行取引明細書を確認した後、それらを保持する必要はありません。いつでも銀行のウェブサイトまたはアプリにアクセスして、特定の月の明細書のコピーにアクセスできます。オンラインで銀行取引をしていない場合は、毎月の明細書を1年間、または税務上の目的で必要な場合は最大7年間保管することをお勧めします。税務情報を含む年次報告書を受け取った場合は、代わりにそれを保持して月次報告書を破棄できます.

まだ小切手を使用している場合は、取り消された小切手、または明細書に同封された小切手の複製を1年間保持してください。そうすれば、支払いの証明として必要なときに小切手を作成できます。毎月、1年の制限に合格したすべての小切手を通過し、税金、事業費、住宅の改修、または住宅ローンの支払いに関連する小切手を提出します。他のすべては細断することができます.

投資記録

証券会社を通じて株式、債券、またはミューチュアルファンドに投資する場合、3か月ごとに四半期ごとの明細書を送信して、投資の状況を示します。これらの声明は、会社が年次声明を送付する年末まで保管してください。四半期報告書をチェックして、それらが年次要約と一致することを確認してから、それらを破棄します。税務目的で必要な場合に備えて、証券を所有している限り、さらに7年間、年次概要を保持してください。.

個々の株式、債券、または資金をオンラインで売買する場合、購入確認を受け取ります。税の売却によるキャピタルゲインを報告する際に参照できるように、証券を売却するまでその確認を保管してください。その後、監査に必要な場合に備えて、他の税務書類と一緒にファイルに保管しておく必要があります.

退職書類

401（k）および403（b）プランなどの退職プランも四半期ごとの明細書を送信します。専門家は、これらを他の投資の四半期報告書と同じように扱うべきだと言っています。.

専門家は、少なくとも退職するまで年次報告書を保管すべきであることに同意し、一部は、計画からお金を引き出し続ける限り、それらを保管することを推奨します。これは、ロスIRAとロス401（k）プランにとって特に重要です。これにより、寄付に対して既に税金を支払ったことを証明できます。職場が確定給付年金制度を提供している数少ない場所の1つである場合、専門家は退職後もその計画に関連するすべての文書を永久に保管することをお勧めします.

ローン文書

住宅ローン、自動車ローン、学生ローンなどの借金がある場合は、返済されるまでそれらのローンに関連するすべての書類を保持します。これには、ローン契約とすべての支払いの記録が含まれます。これらの記録を保持することで、借りているものと支払った金額を正確に証明できます。.

ローンが返済されたら、ローンが全額返済されたことを示す別の文書を取得する必要があります。税務記録のために、この文書を少なくとも7年間保管する必要があります。ただし、スペースがある場合は、ローンが完済したことを証明できるように、スペースを永久に保持することをお勧めします。住宅ローンの場合、この記録を永久に保持する必要があります.

プロパティレコード

あなたが住宅所有者である場合、あなたはあなたの家の購入とあなたが行った主要な家の改善に関連するすべての記録を保持する必要があります。これには、弁護士費用や不動産手数料など、住宅購入に関連する費用の記録が含まれます。これらの書類は、販売時のコストベース、つまり、家に入れた合計金額を確立するために必要になります。その情報は、売却に対するキャピタルゲイン税で支払う金額に影響します.

同様に、バケーションホームを所有している場合、または不動産賃貸物件に投資している場合は、メインの家に加えて所有するすべての物件についても同じドキュメントを保管する必要があります。税務上、不動産を売却してから7年までこれらの書類を保持してください.

保管するもう1つの有用な文書は、四半期ごとの固定資産税法案です。来年の税金を申告するまで、請求書、領収書またはキャンセルされた小切手を保管して、支払いを行ったことを証明します。固定資産税の支払いに関する紛争に関与している場合は、紛争が解決するまで請求書を保管してください.

保管する必要がある別のドキュメント-そして安全な場所に保管することを確認する-は、あなたの家のタイトルです。この文書は、あなたが財産を所有していることの法的証明です。あなたがそれを売るまで、あなたの家にタイトルを保管してください。あなたが持っている場合、あなたの車のタイトルにも同じことをしてください.

借主であれば、心配する購入記録はありませんが、入居時に署名した賃貸契約書を持っている可能性が高いでしょう。家に住んでいる限り、この文書を保管しておいてください。家主との論争がある場合はそれを参照してください。退去したら、家主が保証金を返却するまでレンタル契約を保持します。その後、あなたはそれを細断することができます.

個人記録

あなたが所有する最も重要な論文のいくつかは、あなたの人生の重要な出来事を記録したものです。ライフストーリーの推移に応じて、次のいずれかが含まれます。

• 出生証明書（あなた自身とあなたの子供）
• 採用書類
• 社会保障カード
• 結婚許可証
• 離婚判決
• 帰化証明書
• 軍の退役書類
• 遺言、信託、委任状、およびその他の不動産計画文書
• 死亡証明書（配偶者およびその他の近親者向け）

これらのドキュメントは、生涯を通じてさまざまな時点で使用する必要があります。たとえば、運転免許証またはパスポートを申請する際に、出生証明書または社会保障カードをIDとして使用できます。再び結婚したい場合は離婚判決を出す必要があり、相続人はあなたの死後あなたの意志にアクセスする必要があります。これらの文書は永久に保管し、金庫などの安全な場所に保管してください.

セーフティボックスについて言えば、Consumer Reportsは、所有している場合、その内容のリストを保持することをお勧めします。何か不足している疑いがある場合は、それを参照できます。箱がある限り、このリストを保持してください.

記録を保存する方法

すべての記録を整理し、何を保存するかを決定したら、どこに保存するかを決定する必要があります。文書を保存する主な方法には、紙上またはデジタル形式の2つがあります。どちらの方法を選択した場合でも、必要なときに簡単に検索できるように、レコードを整理するシステムが必要です。また、ファイルの整理に取り組んでいる間、いくつかの予防措置を講じて、機密文書を損傷や盗難から守ることができます。.

紙文書の保管

紙の文書はいくつかの異なるカテゴリーに分類されます。クレジットカードの領収書、ATMの領収書、および銀行預金の伝票はすべて、1か月未満保管する必要があります。これらを封筒に入れたり、レシートスタンドに固定したりできます。月末に、すべてをクレジットカードまたは銀行の明細書と照合して、処分することができます.

次に、四半期ごとの投資レポートや保険フォームなどのドキュメントを1年以内に保管する必要があります。これらを保存する便利な方法は、ファイリングキャビネットまたはハンギングファイルクレートにあり、家庭、車、金融などのカテゴリごとに個別のフォルダがあります。スペースが不足しており、保存するドキュメントが数個しかない場合は、複数のポケットが組み込まれたアコーディオンファイルオーガナイザーがコンパクトな代替手段を提供します.

最後に、納税申告書や財産記録など、長期にわたって保管する必要がある文書があります。これらを使用して、あなたにとってより重要なものを決定する必要があります：ファイルを保護するか、アクセス可能な状態に保つ.

長期ドキュメントをファイルキャビネットに保存することにより、短期ドキュメントを必要なときに簡単に見つけることができます。また、ロック付きのファイルキャビネットを選択すると、機密の個人情報がpr索好きな目から遠ざけられます。ただし、火災や洪水が発生した場合にこれらのドキュメントが破損するのを防ぐことはできません。対照的に、ドキュメントを耐火金庫に保管すると、破損や盗難から保護されますが、アクセスが難しくなります.

中小企業の専門家であるBarbara Weltmanは、Consumer Reportsと話し、特に機密性の高い文書（銀行および投資明細書、税務文書、不動産計画文書、年金情報など）に耐火金庫を選択することを推奨します。これらの文書には社会保障番号などの個人情報が含まれているため、他の人が見つけることができる場所に残しておくと、個人情報の盗難の危険にさらされます.

また、火災、洪水、または強盗の後に保険証書を取り戻せるように、保険証書を金庫に保管することもお勧めします。これには、保険証券と請求書を提出する必要のある自宅在庫のコピーが含まれます。専門家はまた、すべての最も重要なアカウントのリストを作成し、参照用に金庫に保管することを提案します.

電子文書の保存

財務ドキュメントをデジタル形式で保持することは、物理的なドキュメントを保存するよりも簡単です。電子ファイルは、紙で満たされたキャビネットに収納するよりも家のスペースを取りません。また、火災や洪水によって破壊することはできません。すでにほとんどの請求書と明細書をデジタル形式で受け取っている場合は、ハードドライブに簡単に提出できます。紙の文書がある場合は、スキャンして電子形式に変換できます。.

ただし、電子ファイルは、コンピューターウイルスやハッキングなどの他の脅威に対して脆弱です。これらの危険からデジタル記録を保護する方法は次のとおりです。

• パスワード保護を使用する. まず、すべてのオンライン金融口座に強力なパスワードを使用するようにしてください。パスワードを頻繁に変更し、複数のサイトで同じパスワードを使用しないでください。財務記録のコピーをハードドライブに保存する場合、個々のファイルまたはフォルダーのいずれかをパスワードで保護することができます（保存する）。デジタルトレンドでは、WindowsコンピューターとMacintoshコンピューターの両方でこれを行う方法について説明します。.
• ウイルス対策ソフトウェアをインストールする. コンピューターウイルスやその他の種類のマルウェアは、ファイルに損傷を与えたり、ファイルへのアクセスを遮断したりする可能性があります。これらの問題を回避するには、コンピューターに適切なウイルス対策プログラムをインストールし、最新の状態に保ちます。 PC MagazineやCNETなどの技術出版物を参照して、WindowsマシンやMacに最適なウイルス対策ソフトウェアを見つけてください。.
• サージプロテクターを使用する. コンピューターに対するもう1つの脅威は、繊細な内部コンポーネントを焼く可能性のある電力スパイクです。この脅威を減らす最善の方法は、コンピューターをサージプロテクターに接続したままにすることです。サージ保護付きの電源タップは、一度に最大12個の電子機器を保護できます。.
• バックアップコピーを保持する. コンピューターをどれだけ慎重に保護しても、コンピューターが損傷または盗難されるリスクを完全に排除することはできません。ただし、ファイルのバックアップコピーをクラウドに保存しておけば、コンピューターを失ってもファイルへのアクセスを失うことはありません。ハッカーがファイルに簡単にアクセスできないように、クラウドストレージプロバイダーが暗号化技術を使用していることを確認してください。または、パスワードで保護された外部ハードドライブにファイルをバックアップできます.

個人記録の保存

出生証明書、パスポート、遺言書、自宅や車のタイトルなどの重要な個人記録をどこに保管すべきかについて、専門家は同意しません。ウェルトマンは、これらの文書を銀行の貸金庫に入れることを推奨していますが、他の専門家は、そうすることで銀行の営業時間中にしか文書にアクセスできないと指摘しています。また、死亡した場合、セーフティボックスが封印され、相続人が内容物を取り出すのが難しくなります。これらの専門家は、これらの重要な文書には耐火金庫が最適な場所であると言います.

おそらく最も安全なオプションは、出生証明書や結婚証明書などの最も重要なドキュメントのバックアップコピーを作成することです。これにより、1つをセーフティボックス、もう1つを自宅の耐火金庫に保管できます。.

古いドキュメントの細断処理

個人情報の盗難から身を守るには、保管しているドキュメントを安全に保管する以上のことを行う必要があります。また、捨てているものを安全に処分する必要があります。機密性の高い個人情報を含む文書をごみ箱またはごみ箱に放り込むだけで、泥棒はごみ箱の縁石からそれらを釣り上げて、アカウントにハッキングすることができます.

この問題を回避するには、ホームオフィス用の小さなシュレッダーに投資してください。クロスカットシュレッダーは、ドキュメントを小さな断片に細断するので、再構築される可能性のある長いストリップよりも最適です。あなたの名前が書かれた紙一枚一枚を細断する必要はありませんが、専門家は、電話帳に載っているよりもあなたに関するより多くの個人情報を含むも​​のを細断するのが賢明だと言います。.

リサイクルコーチによると、ほとんどの都市では細断された財務書類をごみ箱のごみ箱に捨てることができますが、小さな破片が飛散しないように、ビニール袋、紙袋、または段ボール箱に入れる必要があります離れて。ルールについては、最寄りのリサイクル業者に確認してください。細断紙を堆肥にするか、マルチまたは梱包材として再利用することもできます.

リサイクルすべきではない財務記録の1つのタイプは、感熱紙に印刷されたストアとATMレシートです。リサイクルコーチが説明しているように、このタイプの紙には有毒なBPAプラスチックの薄いコーティングが含まれており、再生紙のバッチ全体を汚染する可能性があります。町に領収書の特別な持ち帰りプログラムがない場合は、ゴミ箱に捨ててください。幸いなことに、領収書には個人情報があまりないため、最初にそれらを細断する必要はありません。.

また、機密データを含む古い電子ファイルを破棄する場合は、予防策を講じることも重要です。これらのファイルをゴミ箱に移動するだけで-ゴミ箱をすぐに空にしても、ファイルは完全に消去されません。代わりに、Electronic Frontier Foundation（EFF）によると、コンピューターはファイルを非表示にし、占有するスペースを上書き可能にします。それが起こるまで-数週間、数ヶ月、または数年先になる可能性があります-ファイルはまだ熟練したハッカーが取得できるディスク上にあります.

ファイルを安全に廃棄するには、ごみ箱を破棄した後すぐに上書きするようにコンピューターに指示する必要があります。 EFFはMacintoshとWindowsの両方のコンピューターでこれを行う方法を説明しています.

最後の言葉

すべての財務書類にストレージシステムを設定するには、事前に少し手間がかかりますが、長期的には時間を節約できます。保管する必要のあるドキュメントとその期間を正確に把握したら、封筒に領収書、フォルダーに四半期ごとの明細書、および耐火金庫の納税申告書を貼り付けるのは日常的な作業になります。各ドキュメントをすぐに処理する方法を知っていれば、家のすべての面に書類が積み重なることはありません。また、重要な記録がどこかのスタックに埋まっているので、重要な記録を失う危険はありません。.

ドキュメントを整理することには、他の特典もあります。自然災害で家が破損した場合、財布や財布が盗まれた場合、またはIRSがあなたを監査することを決めた場合、すぐに問題に対処するために必要なすべての文書に手を置くことができます。財務記録を整理することで、財務状況を理解することさえできるので、あなたができることとできないことをよりよく理解できます.

場合によっては、財務記録を整理すると、不足しているお金が見つかることさえあります。たとえば、入金したことのない小切手、払い戻しのために提出できる医療費請求書、または忘れていた古い銀行口座を発見するかもしれません。それがあなたの財政生活を整えるための良いインセンティブではない場合、私は何がわからない.

自宅で財務記録を整理するためにどのシステムを使用しますか?