記録保持のためのホームファイリングシステムを作成する方法

ただし、適切なファイリングシステムを整える理由は、年次税を完了することだけではありません。領収書を保持して、不動産や投資に対して支払った金額を示し、購入がいつ行われたかを証明することが重要です。収入と支出の記録を開示せずにローンを取得することはほぼ不可能です.

書類を追跡することは必要であり、準備ができておらず混乱している人にとっては問題を引き起こす可能性があります。しかし、理にかなったホームファイリングシステムを作成することは非常に簡単です.

ファイリングシステムのセットアップ

ドキュメントを保存するペーパーレスシステムにまだ変換していない場合でも、システムを簡単に管理してすべての記録を追跡できます。.

1.必要な消耗品を購入する

お気に入りの事務用品店にアクセスして、次の購入を行ってください。

3インチ半（約3ドル）に拡大する1つのレターサイズのポケットファイル
いくつかのファイルフォルダー（各$ 1未満）
ファイルフォルダーのラベル（250個のラベルのパックで約3ドル）

2.ラベルを作成する

その年の拡張フォルダーにラベルを付けます。次に、次のように各ファイルフォルダーのラベルを作成します。

衣服、書籍、食料品、娯楽などの個人的な費用
医療/歯科
光熱費
大規模な購入と住宅の改善
銀行取引明細書
投資
クレジットカードの明細書と領収書
収入証明
税務記録

3.ドキュメントとファイルを整理する

フォルダにラベルを付けたら、ファイリングシステムの整理を開始します。年が進むにつれて、フォルダーを追加して、教育、ペット、旅行の費用など、追跡する必要がある新しいカテゴリの領収書を保持できます.

ファイルフォルダーを展開フォルダー内に配置し、ファイリングシステムを引き出しまたはファイリングキャビネットに安全に収納してください。購入または請求書の支払いを行うときはいつでも、すぐに領収書を適切なフォルダーに入れることを習慣にしてください.

請求書の支払いを把握するには、「請求書」というラベルのフォルダを作成してください。このフォルダを目立つ場所に保管して、未払いの請求書を支払うために定期的に確認するようにしてください。各請求書の支払い後、ファイリングシステムの適切なフォルダーにレコードを配置します.

「注意が必要」というラベルのフォルダーも作成する必要があります。たとえば、クレジットカードの不審な請求について問い合わせる必要がある場合、または最新の請求書を支払ったことについてクレジットを提供しなかったベンダーに連絡する必要がある場合は、記録またはリマインダーを保存する必要がありますこのフォルダ.

毎日の提出方法

このシステムを実装することにより、適切にラベル付けされたファイルを整理して配置することで、散在する論文を検索する時間を短縮できます。ファイルを一貫して適切に維持するための毎日のルーチンを作成します。

郵便物を集めて、机や台所のテーブルで調べてください.
各郵便物を開き、ジャンクメールとリサイクルする封筒を取っておきます.
「Bills to Pay」フォルダに請求書を置きます.
レシートを適切なフォルダーに入れます。たとえば、医療サービスの概要は「Medical / Dental」フォルダに入れる必要があります.
すぐに注意が必要なものはすべて、「要注意」フォルダに移動して、すぐに対処できるようにする必要があります.

保持するものとその期間

通常、IRSは税務調査中に3年間あなたの履歴を検索するため、少なくとも3年間記録を保持する必要があります。ただし、IRSはさらに3年間履歴を検索することを選択する場合があります。そのため、6年間記録を保存することをお勧めします.

6年間保管する必要がある記録を次に示します。

納税申告書に記載した控除の領収書
納税申告書で報告された取引の証券取引明細書
納税申告書で報告された家やその他の財産の売却に関する記録
申告書に記載されている中小企業の収入と支出の記録

納税申告書で報告された情報をサポートするすべての書類は、提出日から6年間保存する必要があります。.

ただし、永久に保持する必要があるレコードがいくつかあります。

税金還付
契約
財産証書と終結文
退職プランへの貢献の記録
生命保険
委任状または信託契約などの不動産計画文書

廃棄する書類

その年の納税申告書を完了した後、破棄できる書類がいくつかあります。納税申告に関連する場合を除き、次の項目を取り除くことができるはずです。

銀行預金伝票とATM領収書
給与小切手
ユーティリティケーブルの請求書領収書

最後の言葉

現在のように書類を整理する時間はありません。整理されたファイリングシステムを設定するのが早ければ早いほど、散らかった家やオフィスの報酬を享受できます。また、必要なときにいつでも書類にアクセスしたり、記録したりするのがはるかに簡単だと感じるかもしれません.

ホームファイリングシステムを使用していますか？どの戦略があなたにとってうまくいったか?

（写真クレジット：Bigstock）