クラウドベースのビジネス電話システム（PBX）-長所と短所、切り替える理由

アーネスティンが視聴者を喜ばせてから、多くのことが変わりました。彼女が代表する「Ma Bell」独占は、小規模な地域企業に分割されました。自動化により、回線切り替えの効率が劇的に改善され、基本的に人間のオペレーターが排除されました。セルラー革命は、従来の固定電話プロバイダーの優位性を侵食し、切望されていた競争に拍車をかけました。また、Voice over Internet Protocol（VoIP）の登場により、複雑なビジネス電話システムのパフォーマンスと使いやすさが大幅に向上しました。.

最近の他のすべてと同様に、ビジネスコミュニケーションは急速に変化し続けています。過去10年間に、ますます洗練され信頼性の高いクラウドベースの電話システムは、VoIPとレガシービジネス電話システムの最高の特性を活用して、ダイナミックなビジネスと外出中の従業員向けの俊敏で費用対効果の高いソリューションを作成しました。旧式のシステムで内部および外部の通信を引き続き実行する場合は、最終的にはクラウドベースのシステムを詳細に見ることができます-そして切り替えを真剣に検討してください.

クラウドベースの電話システムとは?

「古い学校」ビジネス電話システムの構築

クラウドベースの電話システムは、オンプレミス構内交換機（PBX）として知られる最新の（そして今でも広く使用されている）前任者を改善します。オンプレミスPBXは、システムユーザー（たとえば、同じオフィスの従業員）間の内部接続を提供するプライベートスイッチングまたは交換システムであり、公衆電話網への接続（オフィス外の人と通信するため）.

すべてのPBXステーションは、デスクの電話、モデム、またはファックス機であっても、それを内部的に識別する内線番号を持っています。内線番号は、パブリックナンバリングシステムと一致させることができます。たとえば、パブリック番号が（555）555-4321の電話は、内部的に「エクステンション4321」と呼ばれる場合があります。新しいPBXシステムはかなり洗練されており、着信転送や自動外部ダイヤルなどの便利な機能を備えています。.

PBXが最初に登場したとき、PBXは人間のオペレーターが制御する手動交換システム（トムリンのアーネスティーンが串刺しにしたシステム）に比べて大幅に改善されました。今日でも、PBXはすべてが悪いわけではありません。これらは部分的に自動化されており、手動の回線切り替えの必要性をなくし、中央交換装置の負荷を軽減する堅牢な相互接続を備えています。コールごとに、それらは交換したシステムよりもはるかに安価です。また、最新のPBXシステムは、オンプレミスハードウェアを中心に構築されたローカライズされたVoIPネットワークを使用しており、デジタルに精通したユーザー向けに機能を強化しています。.

ただし、オンプレミスのPBX（VoIP対応システムであっても）は、地球上のどこからでも大量のデータストリームの迅速な配信にますます依存するグローバル化され、相互接続された経済の需要に対処するのに十分な柔軟性がありません。したがって、オンプレミスのPBXは、基本的なPBXモデルに基づいて構築された柔軟でモバイル対応のクラウドベースのVoIPシステムに着実に置き換えられています。.

これらの新しいシステムは、仮想PBX、クラウドPBX、またはホストPBXとも呼ばれます。彼らは、サービスとしてのソフトウェア（SaaS）モデルに頼り、ユーザーが継続的なサブスクリプション料金を支払う分散したクラウドベースのシステムを通じて、オンプレミスシステムのほとんどまたはすべての機能を提供します。仮想PBXと最新のオンプレミスシステムとの最大の違いは、顧客のオフィススペースに物理的に存在するために必要なハードウェアの量と関連する技術的専門知識です。オンサイトのハードウェアや技術的な管理をあまり必要としないため、仮想PBXの初期費用はほとんどの場合、オンプレミスシステムよりも低くなります。.

クラウドベースの電話システムの長所と短所を詳しく見てみましょう.

長所

1.制限されたハードウェア要件

クラウドベースの電話システムには、特別なハードウェアはほとんど必要ありません。通常、固定電話や携帯電話デバイス（オフィスのデスクの電話、ファックス、スマートフォンなど）と互換性があります。これには、「持ち込みデバイス」（BYOD）スマートフォン（個人および職業活動に使用される従業員所有のデバイス）.

当然、高価なハードウェア要件がなければ、クラウドベースの電話システムは比較的安価に展開できます。顧客は、継続中のサブスクリプション料金と、通話時間、無料電話番号、バニティ番号、およびその他のアドオンサービスに関連する費用を単に支払うだけです。クラウドベースのシステムには特注のハードウェアがないため、ターンアップ速度も向上します-新規のお客様は、注文後にハードウェアが届くのを待つ必要も、社内のITスタッフやPBXメーカーの従業員がシステムをインストールして構成するのも待つ必要はありません。仮想PBXは多かれ少なかれプラグアンドプレイです-もちろん、ユーザーフレンドリーであっても、新しいソフトウェアシステムの場合のように、簡単な学習曲線があります.

2.サブスクリプションモデル

ほとんどのクラウドベースのPBXは、サブスクリプションモデルに従います。顧客は通常、パッケージとプロバイダーによって異なりますが、ユーザーごとに定額の月額料金を支払います（フルサービスシステムの場合、ユーザーあたり月額25〜45ドルが一般的です）。サブスクリプション料金には、コールキューと駐車場、共有回線、インターコム機能、コール転送、オンラインコラボレーションと会議機能、インターネットファックスなど、多数の便利な機能が含まれています。また、技術サポート、システムメンテナンス、およびオンプレミスのPBXユーザーが通常購入して自分で支払う必要があるその他のインフラストラクチャ関連の作業も含まれます。.

結果：隠された料金なしのシンプルでわかりやすい請求書.

3.完全なモバイル互換性

多くの（ほとんどではないが）従業員が個人のデバイスを使用して会社のビジネスを行う外出中のビジネス環境では、仮想PBXシステムの最大のセールスポイントの1つはモバイル互換性です。最高の仮想PBXシステムは、従業員の番号を変更したり個人使用を放棄したりすることなく、従業員のモバイルデバイスをシームレスに統合します。多くは、外出先でPBXの機能のほとんどまたはすべてにアクセスできるモバイルアプリを持っています。一部は、特別な内部テキストメッセージング機能（ビジネスSMS）とページングも備えています.

4.リモートの冗長ハウジングおよびシステム

物理的なセキュリティは、ビジネスハードウェアシステムにとって大きな懸念事項です。オンプレミスのPBXシステムは、それらを使用する人々に安心感を与えますが、実際には非常に物理的に脆弱です。ローカライズされた電源障害、自然災害、火災、強盗により、オンプレミスのPBX全体が一気に停止する可能性があります。そのような事件が永続的な損害をもたらさない場合でも、それらは事業運営を覆し、混chaosをまき散らす.

仮想PBXには、防火および冗長電源システムから生体認証アクセス制御および24時間365日の視覚的監視まで、複数の物理的セキュリティ層があります。大規模なクラウドベースのPBXプロバイダーには、通常、相互にバックアップする複数のデータセンターがあります。万が一、コミッションがノックアウトされた場合、サービスは中断することなく継続します.

5.エンタープライズグレードのデータセキュリティ

データセキュリティは、もう1つの大きなビジネスリスクです。この対策では、クラウドベースの電話システムが明らかに優れています。すぐに使用可能なオンプレミスシステムは、それらを支援するITチームと同じくらい優れています。オンプレミスシステムを使用する企業には、適切なサイバーセキュリティ防御を構築および維持できる才能のあるITプロフェッショナルがいる方が良いでしょう。クラウドベースのプロバイダーは、最新の暗号化を使用してデータのセキュリティを自ら処理し、企業の機密データや通信をハッカーやスヌーパーの手に渡さないようにします.

6.簡単で非技術的な管理

難解なオンサイトハードウェアと複雑なサポートソフトウェアがなければ、クラウドベースの電話システムは、オンプレミスのものよりも管理がはるかに簡単です。トラブルシューティング、パッチ、およびアップグレードはすべて、仮想PBXプロバイダーのスタッフがリモートで処理します。実際、ほとんどの主要なクラウドベースのシステムは、専門的なシステム知識のないIT従業員やオフィスマネージャーなどの非技術的な従業員でさえも、仮想PBXを適切に管理および維持できることを自慢しています。.

社内のITサポートが限られている中小企業の場合、この管理の容易さにより、コストのかかる専門家を雇ったり、品質とコストが不明な請負業者に仕事を任せたりする必要がなくなります。また、あらゆる規模の企業にとって、管理しやすい仮想PBXにより、貴重なITリソースが解放され、他の場所での使用に適したものになります。.

7.瞬時の世界的なリーチ

クラウドベースの電話システムはモバイルネットワークとシームレスに統合されているため、世界中の次の郡であろうと中途であろうと、リモートの従業員や独立した請負業者に瞬時にアクセスできます。これは、従業員が分散している中小企業にとって大きなメリットであり、部外者に大規模で凝集した社内従業員の印象を伝えます。そのような会社のメインオフィスラインに電話をかけるクライアント、見込み客、およびベンダーは、数百または数千マイル離れた誰かに転送されていることを知る必要はありません。.

8.オフィスの場所を簡単に切り替える

あなたのビジネスは拡大、縮小、または新しい発掘に移行していますか？インストールするシステム固有のハードウェアがなければ、クラウドベースの電話システムは非常にポータブルです。また、完全にモバイル対応であるため、切り替えはシームレスです-ユーザーがモバイルデバイスで通信を続けることができるため、新しい場所でサービスを開始したときにサービスやアクセシビリティが中断されることはありません.

対照的に、オンプレミスのPBXの切り替えは、ある程度のダウンタイムを避けられません。そのダウンタイムがいつ発生するかによって、ビジネスに悪影響を与える可能性があります.

短所

1.最初のターンアップ後のより高い継続コストの可能性

オンプレミスPBXシステムを支持する最も強力な議論の1つは、継続的な通信コストを削減する可能性です。サイズ、使用状況、機器、その他の要因に応じて、組織 できる 継続的な仮想PBXサブスクリプションコストと比較して、長期にわたって自社のPBXシステムを収容し、維持するための費用を削減.

ただし、これは新しいオフィスに固定PBXシステムをインストールすることに関連するコストが非常に大きくなる可能性があるため、オフィスをすぐに移動することを期待していない組織にのみ当てはまります。拡張ハードウェアの追加に関連するコスト（労働および機器）が急速にエスカレートする可能性があるため、通信ニーズが時間の経過とともに大幅に変化することを期待するビジネスは、オンプレミスPBXシステムへの投資についても熟考する必要があります.

2.インターネット信号強度に依存する場合があります

一部のクラウドベースのシステムは、ローカル（回線）およびワイヤレスインターネット接続のみに依存しています。したがって、通話品質は接続品質に大きく依存します.

接続が不十分またはむらがある場合、ビデオ会議を行うことはもちろん、インターネット（ペーパーレス送信）FAXを介して大量のデータを転送することはもちろん、音声会話を続けることは困難または不可能です。また、接続が完全に切断されると、セルラーネットワークに接続されていない電話局（デスクトップ固定電話など）は一時的に動作不能になります。これは、ほとんどの通信をモバイルデバイスで行う企業にとってはそれほど問題ではありませんが、留意する価値があります。.

3.使用料は驚きます

クラウドベースのシステムの中には、無制限の通話プランを提供するものもありますが、一定の料金（たとえば、ユーザーごと、月ごとに1,000分）を定額料金で請求し、残りを固定または可変の分ごと料金で請求します。限られた通話プランはより低い価格帯でより一般的であるため、予算に優しいと思われるプランを選択した企業は、最初の請求書を受け取った後にステッカーショックを経験する可能性が最も高い会社です.

使用料は、海外に多くのクライアントやチームメンバーを抱えるグローバル企業にも問題があります。たとえば、米国ベースのアカウント、セールス、エグゼクティブチームと、より安価な労働市場に拠点を置くバックエンド開発チームまたは製造チームを組み合わせる企業です。少なくとも、意思決定者は、通信予算と予想される使用率を慎重に検討して、無制限の仮想PBXプランが妥当かどうかを判断し、それに応じてプロバイダーを選択する必要があります.

4.ベンダーロックイン期間の可能性

一部のクラウドベースの電話システムベンダーは、携帯電話の契約と同様に、新規顧客に対してロックイン期間を必要とします。他のものは、より長期の一括支払いの割引を提供するだけです。たとえば、1年前に支払ったサブスクリプションの20％の値下げなどです。どちらの場合も、忠実であり続ける義務または明示的なインセンティブがあります。これにより、顧客が将来的には標準以下のサービスにとらわれるリスクが高まります。.

ただし、ロックインまたは前払いのサブスクリプション期間が終了した後、クラウドベースの電話システムプロバイダーを変更するのは、オンプレミスベンダーを切り替えるよりもはるかに簡単です。 、および新しいコミュニケーションアーキテクチャに関するスタッフの再トレーニング.

クラウドベースの電話システムに切り替える方法

クラウドベースの電話システムへの切り替えは難しい提案ではありません。オンプレミスのPBXをインストールした（またはインストールに関与した）場合、油性の良い仮想PBXがどれだけスムーズに起動するかに驚くでしょう。.

そうは言っても、競合する仮想PBXは数多く存在します。堅牢で柔軟な通信システムがなければビジネスは成功しないので、可能な限り多くのオプションの相対的なメリットを評価し、ニーズに最適なプロバイダーを決定することが重要です.

これらの質問と考慮事項、および特定のビジネス状況により狭く適用される可能性のある他の項目を使用して、選択をフィルタリングします。

• ユーザー数. システムに何人の従業員またはユーザーがいると思われますか？近い将来のユーザーの成長を予想していますか？成長を計画している企業は、大規模な顧客のユーザーごとの料金を割り引くクラウドプロバイダーに注目すべきです。.
• フリーダイヤル通話. あなたのビジネスには、米国内または国際的にフリーダイヤル番号がありますか？複数必要ですか？どれくらい重く使用されていますか？フリーダイヤル番号を必要とする企業は、十分な無料通話料とプランのしきい値を超える通話時間の1分あたりの料金が低いプロバイダーを探す必要があります。.
• 通話管理複雑さ. 通話管理のニーズはどれほど複雑ですか？たとえば、複数のコールグループがあり、部門やその他の分類スキームごとに分類されていますか？通話を保留または選別する必要がありますか？通話履歴に簡単にアクセスする必要がありますか？共有回線、ページング、またはインターコム機能が必要ですか？各候補プロバイダーの通話管理機能を徹底的に確認し、選択したプランで利用できることを確認してください.
• 会議、会議、およびコラボレーションのニーズ. リモートコラボレーションは、21世紀のビジネスライフの事実です。ビジネスSMS、インターネットファックス、モバイルおよびデスクトップビデオ会議、プレゼンテーション用のモバイルおよびデスクトップ画面共有など、完全なコラボレーションスイートを提供する仮想PBXプロバイダーを探してください。.
• ハードウェア要件. デスクトップハードウェアのニーズは修正されていますか？柔軟または可変的なデスクトップ電話のニーズを持つ企業は、一部の仮想PBXプロバイダーが提供する電話レンタルの手配を検討する必要があります。通常、このサービスには追加料金（サブスクリプション料金には含まれません）が関連付けられていますが、実際の電話を購入するよりも簡単で、短期間であればはるかに安くなる可能性があります.
• ソフトウェア統合. あなたのビジネスは、Box、Dropbox、Salesforce.com、Zendeskなどの他のクラウドベースのソフトウェアサービスに依存していますか？これらの製品と統合して、インターネットファックスや共同作業ツールなどの特定のクラウドPBX機能を強化するクラウドベースの電話システムを探します.

前述のとおり、選択できる仮想PBXプロバイダーは多数あります。すべてが等しく作成されるわけではありません.

リングセントラル, 現在、米国で最も著名で評判の高いクラウドベースのオペレーターの1つは、これらの考慮事項に対処しており、その後、いくつかの問題に対処しています。他のクラウドベースのシステムと同様に、RingCentralはターンキーソリューションであり、扱いにくいハードウェアやオンプレミスの技術的な専門知識を必要としません。実装と管理が簡単で、多くの競合他社が対応できない多くの利点を提供します.

以下で説明する手順と利点は、RingCentral固有のものですが、他のハイエンド仮想PBXプロバイダーとほぼ同等です。別のオプションが会社のニーズに適していると判断した場合でも、大まかなガイドとして次を使用できます。.

実装

RingCentralの使用を開始するには、システムに持ち込む予定のすべてのスマートフォンにモバイルアプリをインストールするだけです。次に、IP対応のデスクフォンとデスクトップコンピューターをオフィスのインターネット接続に接続します.

プロセス全体を通して、予想されるユーザー数、ハードウェア要件、回線要件（ローカル、フリーダイヤル、バニティ）、既存の番号転送、およびその他の重要な考慮事項を順を追って説明するRingCentral実装スペシャリストとペアになります。スペシャリストがシステムの基本をサポートするか、ユーザーフレンドリーなオンラインウィザードを使用して、新しいユーザー、電話、電話グループ（部門）を追加する方法など、ロープを学ぶことができます。.

管理

管理者-自分、IT従業員、またはシステムを監視する信頼できる人-は、RingCentralデスクトップまたはモバイルアプリから直接、すべてのデバイスとオフィスの場所でシステム全体を管理できます。ほとんどの（すべてではないにしても）管理活動は、会社のITチケット発行フレームワークの外で処理するのに十分簡単なので、会社の電話を実行する日常業務は、ほとんどの場合、IT運用に干渉しません。また、多くのデバイスおよびユーザー固有の変更と管理タスクは、管理者の知識または許可の有無にかかわらず、ユーザーレベルで処理できます。.

注目すべきRingCentralの利点

1.すべてのプランで無制限の国内通話
すべてのRingCentralプランには、無制限の国内（米国およびカナダ）通話が付属しているため、通常の国内ビジネスコールで不審な請求が発生する心配はありません。国際通話の1分あたりの料金は、国、通話タイプ（固定電話または携帯電話）、ローカルエリアまたは都市コードによって異なりますが、$ 0.04未満で開始します.

2.電話レンタルオプション
RingCentralには、固定電話回線のニーズが変化する企業向けの電話レンタルオプションがあります。これは、年内に数週間または数か月間、新しい営業または顧客との連絡先を雇う季節企業にとっては素晴らしい利点です。数ヶ月間.

3.すべてのデバイスにわたるシームレスで標準化された通話管理と電話システム管理
RingCentralのコール管理機能には、カスタマイズ可能な応答ルール、コール転送、コールスクリーニング、記録されたコールログ、プレゼンス、インターコムとページング、会議などが含まれます。さらに、それらはすべてのプランに無料で含まれているため、わずかな予算で運営されている中小企業は、大企業と同じ通話管理機能を利用できます。.

4.堅牢なコラボレーションおよび会議機能
会議通話などの従来のコラボレーション機能に加えて、RingCentralには優れたコラボレーションツールがあります。Glipは、リアルタイムチャット機能を備えた生産性ツールです。マルチポイントのデスクトップおよびモバイル会議。画面共有などの便利な機能を含むモバイル会議ツール。実際、RingCentralは、会議およびコラボレーションツールに加えて、クラウドストレージおよびファイル共有ソフトウェアとの強固な統合により、スタンドアロンのテレプレゼンスシステムまたは仮想会議システムの必要性がなくなると合理的に主張しています。.

可能な限り少ないクラウドサービスに支払うことを好む現金不足の企業にとって、これは大きな付加価値です。多くの仲間の仮想PBXプロバイダーは、同じレベルの共同サービスを提供していません.

5.米国ベースの実装とサポート
RingCentralのサポートスタッフは米国を拠点としているため、米国でビジネスがどのように行われているかを理解し、お客様のニーズに迅速に対応し、お客様が最高の人材を雇用しています.

6.強力な統合
RingCentralは、安全なファイルストレージスイートからビジネスプロセス管理プラットフォームまで、約12のSaaSプラットフォームと統合します。

• ボックス
• ドロップボックス
• 机
• グーグル
• Office 365、Outlook、およびSkype for Business
• オラクル
• Zendesk
• Salesforce.com
• ServiceNow

これらの統合により、RingCentralは単なる通話処理システムではなく、価値あるビジネス生産性エンジンです。.

7.競争力のあるコストで機能豊富なプラン
RingCentralは、最も安価なクラウドベースの電話システムではありません。競争力の低い競合他社の一部は、提供する統合が少なく、通話時間の余裕が少なく、サポートが制限されているため、料金を低く抑えることができます。.

しかし、その優れた機能を考えると、RingCentralは間違いなくコスト面で競争力があります。ベースラインの標準プランは、30日間の無料試用後、ユーザーあたり月額24.99ドルから始まります。プレミアムプランは、より寛大な無料通話分と共同手当に加えて、標準では利用できない機能（特定の統合を含む）を多数備えており、ユーザーあたり月額34.99ドルです。そして、大企業向けに作られた非常に寛大なエンタープライズプランは、ユーザーあたり月額44.99ドルです.

これらの価格帯は、他のフルサービス仮想PBXプロバイダーと同じか、それよりも低くなっています。しかし、再び、すべてのビジネスは異なります。 RingCentralまたはその他のクラウドベースの電話システムをオンボードで使用する前に、ニーズに合った製品と価格設定を確認してください.

最後の言葉

IT部門で働いている友人が最近、あまり遠くない将来に振り返って、「スマートフォンを体に取り付けずにどうやってやってきたのか」と私に言った。私は言い換えますが、ポイントは明確でした：通信技術は急速に変化し、時には予測できない形で変化しています。なぜ 行う 携帯電話をポケットから引き出し、画面のロックを解除して電話をかけたり、インターネットに接続したりする必要があります。手首を軽くたたく、指を回す、または目を傾ける方がずっと簡単ですか？最終的には、すべての人が頭や手足に埋め込まれたバイオセーフ通信デバイスで歩き回ることができます。?

短期的には、ビジネスコミュニケーションでも同様の（それほど劇的ではない場合）の動きが見られます。クラウドベースの電話システムは、小規模、中規模、さらには企業規模の企業にとってはまだテーブルステークではありません。しかし、時間が経ち、アジャイルなビジネステレコムソリューションの事例がさらに強くなるにつれて、レガシーシステムに固執し続ける企業は、ますます好奇心をそそられるようになります。.

結論：本当にグリッドから離れて生活するためのリソースと個人的な規律がない限り、効率と生産性を向上させる優れた技術に抵抗することは困難です。従業員、顧客、株主が正しいことをする責任があるときは確かではない.

クラウドベースの電話システムをビジネスに使用していますか？そうでない場合は、すぐにスイッチを検討していますか?