あなたのビジネスライティングスキルを向上させる10の簡単な方法

さて、文章が不十分なメールやレポートを解読しようとしてどれだけの時間を無駄にしたかを考えてください。読むのがイライラしてうっとうしいだけでなく、悪い書き方は重大な誤解、機会の喪失、さらには職場の事故につながる可能性があります.

ここでのポイントは、優れたライティングスキルが多くの点で価値があるということです。また、時間をかけて改善することは、あなたのキャリア全体に大きな利益をもたらす可能性があります。ビジネスライティングスキルを向上させるために使用できるいくつかのテクニックを見てみましょう.

ソリッドライティングスキルの価値

多くの理由から、従業員には良い文章が不可欠です.

第一に、優れた作家であることは、群衆から目立つようになり、昇進や昇給のチャンスを高めます。上司を説得して、あなたが情熱を注いでいるプロジェクトやアイデアを実行してもらうことができます。良い文章は、あなたがより知的で、信頼でき、プロフェッショナルに見えるようにします。混乱と誤解を避け、同僚との信頼と信頼関係を築き、クライアントを獲得するのに役立ちます.

ソーシャルメディアの使用が増えているため、良い文章は特に重要です。 Twitter、LinkedIn、Facebookで専門家が単語のつづりを間違えたり、間違った単語を使用したりしているのを見たことがある。これはあなたに起こったときに恥ずかしいだけでなく、将来のあなたの評判と信頼性にも影響を与える可能性があります.

あなたの文章は、人生を通して判断される主要な媒体の一つです。毎日送信するメール、テキスト、レポートは、物理的な表現であり、記録です 君は. 時間が経つにつれて、これらの表現はあなたの評判を築き、あなたのキャリアで成功するために必要な関係に影響を与えます.

あなたの文章はあなたの考えを伝えます、そして、それらの考えが可能な限り明確で、最も雄弁な方法で伝えられることが重要です.

Kurt Vonnegut氏は次のように述べています。あなたが書いているものは何でも、あなたの読者への敬意の印としてそうしてください。」

あなたが素晴らしいプレスリリースを書く必要がある起業家、忙しいチームに毎日メールを書くマネージャー、または勝利のカバーレターを書く必要がある新しい仕事を探している人であるかどうかにかかわらず、優れたコミュニケーションスキルは必須です。言葉は生活の中で重要であり、言葉を効果的に使用する方法を知っていることから大きな利益を得ます.

ライティングスキルを向上させる方法

素晴らしい文章を書くには時間と練習が必要です。象徴的なビジネスマンのデビッド・オギルビーが言ったように、「良い文章は自然な贈り物ではありません。うまく書くことを学ばなければなりません。」

自分の文章をすばやく改善する方法はいくつかあります.

1.書き始める前に考える

何かを書き始める前に、立ち止まって、何を言いたいか、何を言う必要があるかを考えてください。 「このメールを読んだ後、この人は何を知り、理解する必要がありますか？」と自問してください。

また、すべてのジャーナリストが作品を作成するときに使用する「5 W + H」を使用することもできます。

• 誰：私の聴衆は誰ですか?
• 何：彼らは何を知る必要がありますか?
• いつ：いつこれが当てはまるのか、いつ起きたのか、いつそれを知る必要があるのか?
• どこ：これはどこで起こっていますか?
• なぜ：なぜこの情報が必要なのか?
• どうやって：この情報の使用方法?

また、「このメールを本当に送信する必要があるのか​​？」と自問する必要があります。

すべての部門の専門家は毎日電子メールであふれていますが、その多くは不要です。送信する各メールが本当に必要で関連性があることを確認することにより、自分自身と読者の時間を節約します.

2.短くする

発言する必要があるものを特定したら、すぐにポイントに到達します。人々は常に時間に追われ、あなたの簡潔さを感謝します.

もっと説得力が必要ですか？停止して、必要な時間の3倍の長さのメールを読んだ後のあなたのイライラを考えてください。時間とエネルギーの無駄です?

視聴者にこれを体験させないでください-短くしてください.

考えるのに役立ちます どうやって 読む人。小説家のエルモア・レナードは、「読者が読み飛ばしがちな部分を省いてみてください」と言うとき、簡潔だが素晴らしいアドバイスを提供します。一般的に、これは、より多くのことと関係がある長い段落を意味します 君は 読者が聞く必要があるものよりも言いたい。常に読者に留意してください.

長さが半ページ未満の電子メールを書くことができない場合、電子メールはこの情報を伝える最良の方法ではありません。代わりに、その人に電話をかけて直接話してください.

3.大げさな言葉を避ける

書面での目標は、明確かつ直接的であることです。読者があなたの言おうとしていることを解読するためにGoogleを使用しなければならない場合、彼らは疎外感やイライラを感じるでしょう.

マーク・トウェインはかつて言った、「50セントの言葉がそうするとき、5ドルの言葉を使わないでください。」華やかで気取らない言葉を使って賢く聞こえる誘惑を避けてください。 50セントの言葉に固執する.

同様に、可能な限り専門用語を避けます。専門用語はしばしばあなたを気取らないように聞こえさせ、読者をさらに遠ざけます。代わりに、話し方を書いてください。自然で直接的に保つ.

4.アクティブボイスを使用する

能動的な文章は直接的で、大胆で、受動的な文章よりも興味深いものです。受動文は弱くて冗長です。彼らはぐにゃぐにゃする握手のようだ。可能な限りアクティブな文章を使用しようとすると、文章は劇的に改善されます.

たとえば、次の2つの文を見てください。

1. 猫は女性を傷つけた.
2. 女性は猫にひっかかれた.

最初の文はアクティブな声で書かれています。それは明確で直接的です。 2番目の文は受動的です.

アクティブな文では、件名 行う 動詞の動作。受身文では、被験者は行動を起こさせます に それら。別の簡単な例を示します。

1. ゴルファーがボールを打った.
2. ゴルファーがボールを打った.

最初の文では、被験者（ゴルファー）がアクション（ボールを打つ）を実行します。 2番目の文では、主題（ゴルファー）は動詞の後に来ます。アクションを受け取っています.

受動態を見つけるには、動詞の前に「ある」や「だった」などの動詞の形を探します。たとえば、「会議は午後8時に開催されます」は受動的です。代わりに、「会議は午後8時です」と言います。

5.常にプロフェッショナルになる

冗談を言ったり、オフィスのゴシップをメールに入れたりしたくなることがあります。ただし、これらのアドインはメッセージに寄与せず、評判に悪影響を及ぼす可能性があります。彼らはまた、簡単に誤解されています.

はい、あなたは本物であり、あなたの声があなたの文章で輝くようにする必要があります。しかし、あなたはまた専門家であり続ける必要があります。それはバランスのとれた行為です。コンテンツの適切性を確認する良い方法は、「明日の朝、新聞のトップページに載っていたらこれで満足するだろうか？」と尋ねることです。これがしつこい場合は、編集を行います.

6.行動を促すフレーズを明確にする

ビジネスコミュニケーションは目的を持って送信されます。純粋に情報提供のメールを書くことはまれです。おそらく、読者は何かをする必要があります。電話をかけ直したり、詳細な情報を提供したり、会議で彼らの存在を確認したり、などです。.

この情報で何をしたいかを読者に任せないでください。それを綴り、具体的にしてください。例えば：

• 火曜日の午後5時までに編集内容を返信してください.
• 問題を解決するには、金曜日までにこのクライアントに電話してください.

あなたが望むものを明確にし、あなたはおそらくあなたの読者からより良い結果を得るでしょう.

プロのヒント：何かに対してすぐに対処する必要がある場合は、受信者と直接話し合うことに注意してください。デスクから立ち上がってオフィスに行くか、電話で電話します。書くことは重要な媒体ですが、何かを成し遂げる必要があるとき、対面の会話に勝るものはありません.

7.メールの件名を適切に使用する

メールの件名は強力なツールです。メールの見出しと考えてください。見出しの仕事は、本文が読まれることを確認することです。これを行うには、見出しを短く、直接、強力で具体的にする必要があります.

たとえば、以下の2つの電子メールの件名行を見てください。

1. 月曜日の会議
2. 10月14日月曜日午後2時の四半期レポート会議に出席

最初の件名はあいまいで、多くの質問に答えがありません。どの月曜日の会議ですか？ミーティングとは何ですか？この会議について知る必要さえありますか?

2番目の件名はより具体的であるため、開いてすぐに読む可能性が高くなります。作成者が話している会議、それがいつであるか、この特定の会議に出席するときに何が必要かを伝えます。.

メールの件名を空白のままにしないでください。電子メールフィルターは、空白の件名をスパムとして分類することが多いので、電子メールを見逃さないように記入してください。.

プロのヒント：簡単な質問だけをする必要がある場合は、メッセージの終わり（EOM）テクニックを使用します。メールの件名に質問を書いて、最後に「EOM」を追加してください。これにより、読者は余分なテキストを読むことなく迅速に返信できるため、読者の時間を節約できます。.

たとえば、件名には、「今週月曜日の午後2時の会議に出席しますか？ EOM。」

この手法を使用する前に、受信者がEOMの意味を理解していることを確認してください。その後、返信メールの件名に「はい、そこにいます。 EOM。」

8.電子メールの1つのトピックに固執する

可能な限り、特定のポイントまたはアイデアにメールを集中してください。別のトピックに対処する必要がある場合は、別のメールを作成してください。電子メールごとに1つのトピックに焦点を当てることで、読者はあなたが言っていることを処理して直接応答する時間を得ることができます。また、メールをより効率的に整理し、アーカイブされたメールをより迅速に見つけるのに役立ちます.

たとえば、以下はあまりにも多くのトピックを扱っているメールの例です。

メールの件名： 月曜日の会議 

体： こんにちはスティーブ, 

先週、四半期報告書にご協力いただきありがとうございます。あなたは素晴らしい仕事をしました！イントロを短くする必要があると思うが、それ以外は素晴らしい.

この月曜日の会議に出席するかどうかを確認するために書いていました。もしそうなら、最初の四半期報告書ドラフトのコピーを持ってきてください。スーザンに見せたい.

また、あなたはシラキュースでアル・トンプソンとベースに触れたことがありますか？彼は彼の最後の出荷についていくつかの苦情がありました、そして、我々はそれらが扱われることを確認する必要があります。これがどうなるか教えてください.

ありがとう,

ジム

停止して、このメールでスティーブに対処するように依頼されたものの数について考えてください.

まず、Jimがイントロの編集を望んでいるかどうか、またはJimが自分でイントロを編集するかどうかを把握する必要があります。それははっきりしていません。その後、彼は月曜日の会議に出席することを確認する必要があり、レポートのドラフトも忘れずに持参してください。最後に、彼はそれらの顧客の苦情に対処し、何が起こったのかジムに伝える必要があります.

電子メールにはいくつかの重要なリマインダーが含まれており、スティーブはそれを保存したい場合があります。しかし、見出しは単に「月曜日の会議」と言っています。これらの顧客の苦情に対処するためのリマインダーとして保存したい場合、見出しは実際の主題とは関係ありません。彼は、顧客の苦情に対処するためのリマインダーが「月曜日の会議」というタイトルのメールにあったことを覚えておく必要があります。

あなたの読者に好意を与え、彼らのために可能な限り簡単に物事を行います。メールごとに1つのトピックでシンプルに.

9.悪いニュースを配信するためにメールを使用しない

悪いニュースを配信するためにメールを使用しないでください。チームの誰かを解雇したり、バラ色に聞こえないフィードバックを提供したりする必要がある場合は、直接行ってください。誤解は電子メールを介して簡単に発生します。電子メールを使用して悪いニュースを配信すると、その可能性が増幅されます。直接、思いやりと共感とコミュニケーションをとることができ、ボディーランゲージとボーカルトーンを使用して、誠実さと意図をさらに伝えることができます。これはメールではできないことです.

10.校正、校正、校正

文法やつづりの間違いは恥ずかしく、あなたの信頼性を損ないます。もちろん、スペルチェックツールに頼ることはできますが、すべてをキャッチするわけではありません。特に文脈から外れて使用される単語はキャッチしません。.

書き終わったら、すぐに校正してください。そして、可能な場合はいつでも、それを片付けて、数時間（または数日）後にもう一度読んでください。文章から少し距離を置くと、最初の読み飛ばしで見逃したかもしれない間違いを見つけるのに役立ちます.

プロのヒント：校正するときは、各文を注意深く読んでください。ジョージ・オーウェルのアドバイスを受けましょう。彼は次のように述べています。「賢明な作家は、彼が書いているすべての文で、少なくとも4つの質問を自問するでしょう。したがって、私は何を言おうとしていますか？どのような言葉で表現しますか？どの画像またはイディオムがそれを明確にしますか？この画像は効果があるほど新鮮ですか？そして、彼はおそらく自分自身にさらに2つ尋ねます。避けられないほどいことを言いましたか？」

電子メールまたはレポートが特に重要である場合は、信頼できる友人または同僚に読んでもらい、対象読者に送信してください。新鮮な目のペアは、あなたが逃した追加の間違いを見つけるかもしれません.

プロのヒント：ビジネスライティングに関する追加のヘルプが必要な場合は、Grammarlyなどのサービスを使用してください。このサービスは、テキストをスキャンし、単純な文法と複雑な文法の両方の誤りを識別します（間違った文脈で使用される正しいスペルの単語を含む）。また、あなたは将来あなたの文章を改善できるように、それぞれの間違いについての説明も得ます.

最後の言葉

誰もがより良い作家になることを学ぶことができ、あなた自身の文章を改善する最良の方法は 練習. あなたが書くほど、より良くなります。また、Courserを通じて無料のオンラインビジネスライティングコースを受講することも検討できます。このクラスはコロラド大学ボールダー校によって作成されたもので、監査する場合は無料です.

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