効果的な職場のコミュニケーションスキルを開発するための10のヒント

assistantと絶望の間で動揺している若いアシスタントは、グループが満たさなかったタスクと期待の失敗の後に失敗をリストした3ページのメモにどのように対応するかを知りませんでした。このメモは、「物事を変更する必要があった」などの脅威を持ち、マネージャーである彼は、個人の欠点のためにもはや個人を気にかけないと脅した。私の友人は、不公平な評価と思われることをやめることと、それ以上の進歩が遅れるか不可能な場合に留まることとの間に引き裂かれて、私に尋ねました。解雇されるか、私が解雇されないことを期待してそこにとどまりますか？」

職場での結果指向のコミュニケーション

すべての通信には結果があります。しかし、この場合の結果は、メモを書いたマネージャーが望むものでしたか？ビジネス上の関係、特に上司と部下の間の関係は、コミュニケーションの悪さ、事実の欠如または誤解、プレッシャーのある環境、成功への相互コミットメントのために、しばしば不安定です。スポーツや政治の場合と同様に、多くのビジネスエラーは強制されません。ほくろの丘は山になり、間違いは感情と過剰反応による災害になります.

研究は、感情がしばしば知性を覆すことを証明した。それは、獣が危険かどうかを判断するのが遅かった人々を食べる前に、戦うか逃げなければならない結果である。幸いなことに、ほとんどの企業には「殺すか殺される」環境はありませんが、私たちはまだそれに対処するための条件を整えています.

この場合、彼の従業員をやる気にさせるマネージャーの努力は裏目に出ました。店舗の外観と操作には修正が必要な明らかな欠点がありましたが、メモの結果はパフォーマンスではなく個性に注意を向けることでした。このメモは、短期的にはマネージャーにとって疑いの余地のないものでしたが、長期的な影響は、マネージャーのリーダーシップに対する信頼と自信の喪失、マネージャーと他の従業員との間の日々の緊張の高まりでした、および将来の潜在的な管理者とその蓄積された制度的知識の著しい損失の可能性。マネージャーはどのように状況を異なる方法で処理できたでしょうか?

効果的なコミュニケーション：マネージャー

マネージャーがコミュニケーション能力を向上させるためにできることはいくつかあります。

1.行動を起こす前に状況を考慮する
私たちの感情は、問題の本質を反映していないかもしれない表面的な証拠に基づいて迅速な決定を下すように私たちを誘惑します。店長は、店の外観が悪いのは従業員の努力や注意が足りないためだと考えていました。彼は、店舗のワークロードが同じままである間に、数人の店の従業員が財政状況のために解雇されたと考えることに失敗しました。各アシスタントマネージャーは、作業を行う人が少なく、より多くの分野を担当していました。.

さらに、各アシスタントは、大規模な顧客の損失のために給与の削減を要求され、顧客の損失により店舗管理者への昇進が遅くなることを懸念していました。意図していないが、彼らの努力はおそらく自分の心配のために苦しんだ.

2.決定する前に情報を収集して確認する
症状と病気を混同する傾向があり、その結果、基礎疾患ではなく症状を治療します。テクノロジーを使用すると、大量のデータをキャプチャし、スライスしてさいの目に切って、思い通りに表示することができます。ただし、データは問題そのものを表すのではなく、問題を表現するものです。アシスタントの仕事を観察し、彼らの仕事の側面について話したり聞いたりすることは、マネージャーが到達したものとは異なる結論につながる可能性がありました.

3.人格ではなく問題に焦点を当てる
マネージャーのメモは、彼らが怠けている、遺棄されている、または彼を裏切ったことを暗示することで、各アシスタントのキャラクターを攻撃しました。暗示は、メモの感情的なコンテキストを強化し、その事実の内容と目的を覆い隠しました.

アシスタントはそれに応じて、事実の妥当性を検討したり、マネージャーに説明を試みたりすることなく、感情に反応しました。感情的な内容を含む可能性のある問題を扱うときはいつでも、「24時間ルール」を有効にする必要があります。振り返る日が来るまで、他の人にメール、メッセージ、手紙、メモ、レポートを送信しないでくださいその内容とあなたが望む事実と口調を伝えていると確信しています.

4.グループではなく個人を管理する
マネージャーのメモは誰にも向けられたものではありません。特異性の欠如により、各受信者は自分の努力が期待に応えたと感じたため、個人的な責任を回避することができました。結果として、メモは望ましい結果を得ることができず、すでに扱いにくい作業環境を悪化させました。グループコミュニケーションは、一般的な情報、教育、賞賛を提供するのに最適です。ただし、個々の指示や批判に使用するべきではありません。覚えておいて、公の場で賞賛し、非公開で批判する.

5.部下と直接会う
物理的な存在という文脈のない書かれた言葉の意味と意図はしばしば誤解され、混乱と対立につながる可能性があります。誰かを目で見て、会話に対する彼らの反応を見て、内容を明確にし、理解と合意を保証することに勝るものはありません.

マネージャーは、部下が定位置に移動してプログラミングされるロボットであるかのように、メモやメモの後ろに隠れることがよくあります。しかし、成功しているリーダーは、人間らしいコミットメントを求め、信頼、相互尊重、共有された経験の架け橋を築きます。身体的に利用可能になり、「散歩」し、あなたの人々にあなたが善と悪を通して彼らと一緒であることを知らせます.

6.タスクを直接かつ明確に割り当てる
人々は、彼らに何が期待されているかを知っているときに最もよく働きます。優れた管理者は、シンプルで理解しやすい用語で目標と手段を特定し、明確に責任を割り当て、情報の送信先が情報を理解していることを確認します。優れたマネージャーがフォローアップを行い、各部下が同じページにいて同じ目標に向かって作業していることを確認するための修正入力を行います.

マネージャーは、従業員が見過ごされたり、無視されたり、取るに足らないことを期待して仕事に就くことはないことを常に覚えておく必要があります。従業員は、同僚から好かれ、尊敬され、雇用主を誇りに思っています。経営者の課題は、ストレスの中でもこの従業員の熱意とコミットメントを維持し、さらに発展させることです。.

間違いは成長の一部であり、不足してコースを修正することは、ビジネスや生活の中で定期的に発生します。同様の状況で対処したい方法で部下を扱うことは、マネージャーが受講できる最高のコースです.

効果的なコミュニケーション：従業員

私の友人であるアシスタントマネージャーも、このイベントから学ぶことができました。彼の反応は、理解できるものの、状況を不必要に悪化させた。その結果、彼と他のアシスタントは役に立たない心配に苦しみ、彼らが経験した知覚された不正についてお互いに妥協する時間と労力を浪費しました。この時間とエネルギーは、店舗の問題に対処し、顧客サービスを改善するためによりよく費やされたはずです。彼も他のアシスタントも、メモにつながったマネージャーの感情に影響を与えることはできませんでしたが、それに対する彼らの反応は彼らのコントロールの範囲内でした.

同様の状況に置かれている場合は、次のことを行う必要があります。

1.批判をパーソナライズしない
あなたが批判を与えているか受けているかにかかわらず、それは意図ではなく、観察された行動と結果に基づくべきです。活動の背後にある動機を知ることは不可能であり、身体的行動と活動の結果のみを知ることはできません。結果として、批判は冷静に与えられ受け入れられ、その妥当性と適切性を考慮し、行動が正当化されたときに実施されるべきです。.

言い換えれば、フィードバックを受け取ったときに敏感すぎたり、防御的になったりしないでください。個人攻撃ではなく、異なる結果を得るために受信した情報を考慮してください.

2.状況を理解する
この場合、批判の原因は物理的な状態と店舗の外観でした。また、建設的な批判は、従業員の定期的なパフォーマンスレビューの一環であり、両者にフィードバックを提供するように設計されています。両方の機会を利用して、関係を構築し、情報を入手してください。レビューを利用して、見逃される可能性のあるインテリジェンスを受け取り、提供する.

3.理解する
不当な個人攻撃または批判と思われるものを受け取ったときはいつでも、結論にジャンプする前にソースとその状況を認識してください。残念ながら、人々は悪い日々を過ごしており、ほとんどまたはまったく理由なく他の人を攻撃することで応答することがよくあります。頭が冷たく圧力が低い場合は、加害者に連絡して、問題の詳細と解決策に参加する方法を確認してください。暴行の刺激が送信者の過剰反応であるか、あなたやあなたの仕事とは何の関係もないことに気付くかもしれません.

4.間違いから学ぶ
あなたのキャリアのステージが何であれ、あなたは学び続けることができ、学ぶべきです。勤務期間中、さまざまな能力と才能のある上司のために、また上司と仕事をします。あなたが彼らの素晴らしいリーダーシップのために覚えている人もいれば、彼らがそのような貧しいマネージャーだったのであなたが覚えている人もいます。後者でもあなたに何かを教えることができます.

この場合、私の友人は、パフォーマンスが悪いと不当に非難されたときの気持ちを学びました。うまくいけば、彼は彼に現在または将来報告する人々と同じ過ちを犯す前に彼の気持ちを覚えているでしょう。時々、悪い例は良いものよりも効果的です.

最後の言葉

管理とリーダーシップは学んだスキルです。有能なマネージャーは、方向性を示すだけでなく、範囲の両側で経験を積んでいます。そして、会社の成功は、管理職のスキルと、困難で困難な時期に従業員を導く能力に直接関係しています。.

部下と上司の両方とのコミュニケーションを分析し、思慮深くすることで、自分がどのような立場にあるかをよりよく知ることができます。このようにして、将来の見込み客を確保して会社のランクを上げるだけでなく、自分自身と同僚のためにより生産的でより良い職場環境を作ることができます。.

他にどのような効果的なコミュニケーションのヒントを提案できますか?